閱讀本篇文章，你會學會：

1. 一次看懂何謂「GTD」?有哪些優缺點？
2. 如何開始GTD？有哪些主要原則與步驟？

在當今快節奏的社會中，許多人經常感到時間不足，任務堆積如山，工作與生活失去平衡，壓力如山大。每一天，我們都在努力應對無盡的郵件、會議、報告和各種角色責任，試圖在緊湊的時間表中找到一絲自由，縱使知道時間管理的重要性，但在現實生活中要能實際應用一套有效的時間管理模式，則是另一回事。

許多人為了和自己不可靠的大腦相處，會不斷找尋解決方案，希望能有效地分配每項事情，優先處理該處理的任務，使自己不再被時間催趕，試圖減輕壓力、提高生產力，找回生活的平衡和樂趣。

而近幾年竄紅的GTD時間管理法，已成為許多企業領導者、主管及上班族所喜愛的方式之一，究竟這個時間管理方法有什麼魔力？有什麼厲害之處？就讓我們透過本篇文章一起揭開GTD的神秘面紗吧！

一、一次看懂何謂「GTD」?有哪些優缺點？

在深入探討GTD時間管理方法前，我們需要了解「大腦」是如何處理我們的記憶。人類的大腦是一個強大的工具，負責處理來自我們外部環境的無數資訊，同時管理我們的思想、感受、和行為。然而，儘管其出色的處理能力，大腦在處理記憶和時間管理方面依然存在其限制。

首先，每個人的大腦負責暫時儲存和處理日常訊息的容量很有限。當我們試圖同時記住太多事情時，我們的大腦就會感到壓力，這會導致我們遺忘細節、感到不安和壓力加劇。此外，大腦也不擅長長期儲存大量待辦事項或計劃未來的任務，這就是為什麼越遙遠的事情，我們往往記不住的原因。

其次，每個人的大腦在判斷完成任務的預估時間上，也會有蠻大的落差，例如：可能高估了在短時間內能完成的任務量，或者低估了完成特定任務所需的時間，這樣難以預測的不準確性，導致我們在計劃和執行任務時容易遇到困難，也加劇了時間管理的挑戰。

正是因為這些大腦的特性和限制，大衛艾倫（David Allen）發明了GTD方法。大衛·艾倫因有多年的管理顧問經驗，以及對個人生產力的興趣研究，發現許多人在工作和生活中，因試圖想要記住所有的訊息感到壓力重重，甚至還可能造成遺忘、焦慮和壓力。為了解決這個問題，艾倫提出了GTD方法，鼓勵人們將所有的任務和想法記錄下來，然後透過一套具體的步驟對它們進行處理和組織。GTD的目的不僅僅是幫助人們更有效地管理時間，更重要的是幫助他們減少心理負擔，進而提高生活和工作的品質。透過將注意力從記憶各種任務中解放出來，人們可以更專注於當前的行動，提高日常的效率和創造力。

何謂GTD（Getting Things Done）？

Getting Things Done（GTD），被翻譯為「儘管去做」或「搞定」，是一套由大衛艾倫David Allen開發的個人效率提升方法，他在一本同名的書中詳細介紹了這一系統。

大衛艾倫將GTD描述為一種時間管理工具，他解釋說，如果一個任務（或與之相關的想法）一直停留在腦海中，它可能會佔據所有的思考空間，讓人無法專注於其他事情。而GTD的核心理念是把所有引起你興趣的事項、相關資訊、問題、任務等記錄在外部系統中，然後把它們拆分成有明確完成時間的小步驟。如此，人們就能專注於這個系統中列出的每個具體行動，而不是試圖用腦袋去記住所有這些事情。

簡單來說，GTD就是幫你把所有的想法和任務從腦子裡搬出來，記在一個地方，然後告訴你如何一步步去完成它們。因此，你就不需要擔心會忘記什麼，也能更有效率地安排時間和精力去處理真正重要的事情。

GTD有哪些優缺點呢？

對於一個剛接觸GTD的人來說，要理解和實踐這一套時間管理系統，可能會遇到一些挑戰和困難。但隨著慢慢的嘗試與學習，就可以在優缺點中找到平衡，且可能會覺得對自己的時間管理上有正面的影響。我們整理一些優缺點如下：

優點

• 提高效率和生產力：GTD幫助個人將注意力集中於現在的任務上，透過此套任務管理方法，減少大腦的負擔，提高工作和生活的效率。
• 清晰的目標和方向：透過將大目標分解成可實現的小步驟，GTD幫助人們更清晰地看到自己的目標，以及實現這些目標的具體途徑。
• 提升決策品質：GTD的模式會要求，每個人對自己的任務進行評估和決策，這有助於提升一個人在面對選擇時的判斷力和決策品質。
• 減少心理壓力：將所有的任務和責任記錄下來，並有系統地管理它們，可以減少因擔心忘記重要事項而產生的壓力，也會增強幸福感。

缺點

• 需要花費時間學習：GTD的系統可能對初學者來說相對複雜，他有一套專屬自己的流程，需要時間去理解、學習和實踐其原理和技巧。
• 需要持續的投入和更新：要使GTD系統有效運作，需要持續的更新和維護任務列表和計畫，特別要對自己更加的有紀律，這點可能會讓一些人感到負擔。
• 過度依賴系統可能導致彈性不足：過分依賴GTD的系統和工具，可能會限制某些人在特殊情況下的靈活性和創造性。
• 可能的過度組織化：對於一些人來說，GTD方法論可能導致過度組織化，使得生活和工作變得過於機械和缺乏自發性。

總結來說，GTD 的概念其實不困難，它是一套非常有架構的任務處理流程，我們只要判斷任務的性質就可以找到下一步應該做什麼。

（👉️延伸閱讀：拖延症如何治療改善? 從認識拖延症，改善你拖延的根本原因！）

二、如何開始GTD？有哪些主要原則與步驟？

想要開始操作GTD嗎？其實一點都不難，只要抓住下面的主要原則與步驟，也能很快就發展出一套專屬自己的GTD法喔～

步驟一：捕捉－將新的任務或工作放速「收集箱」

「收集箱」的是進入GTD的入門角色。當一個新任務或想法湧入你的日常時，首先要做的不是急於處理它們，而是先將它們安置於一個集中的地方，即「收集箱」。這個做法主要是減輕大腦的負擔，讓你不用再當下就要處理它，而是確保你能在適當的時間內，用最適當的方式處理這些事項。

什麼是「收集箱」？

「收集箱」可以被看作是一個臨時的儲存空間，讓所有的任務和想法先在這裡暫時休憩。它可以是一個紙本或數位的地方，用於收集你生活和工作中遇到的所有事項。

為什麼「收集箱」如此重要？

在我們繁忙的生活和工作中，新的任務和問題經常突然出現，這都不是我們自己能控制的。我們的大腦並不擅長同時處理多個任務，或記住所有突如其來的想法。這就是「收集箱」發揮作用的地方，你可以把它視為一個外部記憶工具，幫助我們捕捉和儲存這些資訊，直到我們準備好去處理它們。

「收集箱」可以是？

• 筆記本：最傳統但極其有效的方法。隨時攜帶一個小筆記本，碰到任何想法或任務時，立刻記下來。
• 便利貼：對於那些短期的、需要即時提醒的任務，便利貼是個不錯的選擇。你可以把它們貼在電腦顯示器邊緣、冰箱門上或者任何容易看到的地方。一旦任務完成，就可以把這張便利貼丟掉。
• 手機備忘錄或各種APP：在數位時代，利用手機或平板電腦的備忘錄功能，或者使用專門的數位筆記應用（如Evernote、OneNote）作為你的「收集箱」是一個高效的選擇。這些工具不僅可以隨時隨地使用，還可以輕鬆地對收集到的訊息進行排序和處理。

步驟二：澄清－確定任務的未來方向與行動

一旦任務被收錄至「收集箱」，我們就可利用空閒時間，來規劃任務的後續行動，以下是我們所提供的一些參考建議與規劃：

• 零碎時間：如短暫的工作間歇、午餐時間或搭車前後的空檔等。
• 睡覺前：睡前的半小時，用於反思一天的進展和安排。
• 週末計畫：在周六或周日，挑選一小時用於梳理一週的事務。

以上的時間目標，是確保在「收集箱」內的資訊，能在一定的時間內被完全的處理，而該怎麼處理呢？共分成以下四種選項：

• 整合至系統：將任務放入自己的時間管理流程中（後續會提到）。
• 委派他人：若任務並非必須由自己完成，則可委派給他人。
• 立即行動：如果任務只需短短1至2分鐘，則應當即處理。
• 直接丟掉：對於無價值、不必要或已經過期的事件，應立刻丟棄。

例如，假設你的收集箱中有如下任務：支付手機費用、閱讀社群文章、查詢周末旅行住宿、填寫休假申請。處理方法如下：

• 支付手機費用：用手機就可繳費，2分鐘內就可以處理掉。
• 查詢周末旅行住宿：委派給旅伴尋找（假設已有分工）。
• 填寫休假申請：立即行動，填寫並寄送申請。
• 閱讀社群文章：判斷文章價值不高，可選擇放棄。

步驟三：澄清－判斷任務的立即可行性

首先，先評估手頭的任務是否能在2分鐘內完成。如果答案是肯定的，那麼應該立刻執行，這樣可以有效地減少待辦事項的壓力。若任務無法在2分鐘內完成，則進入下一步驟。

如上述所提到的例子，「填寫休假申請」會需要超過2分鐘的時間，應將他排入時間管理中。

步驟四：組織－確認任務的複雜性

接下來，需評估該任務是否包含多個子步驟。如果任務複雜，需要進行多個階段的工作，則應將其納入「專案管理系統」。簡單來說，你需要把目前的任務，拆解專案為更小、更具體的行動點，並為每一個行動設定明確的時間表和執行計劃，這有助於將大型或複雜任務，轉化為易於管理和執行的小任務。

假設你是一家科技公司的產品經理，負責開發一款新的手機應用程式。這個項目包含了多個階段，包括市場調研、設計、開發、測試、發布和市場推廣。一開始，這看似一個龐大而複雜的任務，需要多部門的合作和協調，這時你就能應用此方法：

• 拆解專案：你將整個應用程式開發項目拆分為更小的、可管理的任務。例如，首先拆分為「市場調研」、「產品設計」、「軟體開發」、「測試」和「市場推廣」等主要階段。
• 分配任務：每一階段都被進一步細分為具體的行動點，並指派給相應的團隊或個人。例如，在「軟體開發」階段中，你可能會有「用戶界面設計」、「後端開發」、「API整合」等具體任務，將相關工作安排給專屬部門。
• 設定時間表和里程碑：對於每個子任務，設定明確的截止日期和里程碑，並安排總會議時間，隨時了解狀況，這同時幫助團隊成員了解項目進度和各自的責任，並確保項目按時進行。

但若目前的任務不需要多個步驟，則轉向步驟五。

步驟五：反思－確定任務的執行者

此時，你可以問自己這個任務是否非由你親自完成不可。如果任務可以委派給他人，就直接委包出去。但委包後，重要的是要保持密切的聯繫，以便後續跟蹤和確保任務的完成。

舉上述的例子來說，例如「查詢周末旅行住宿」你可以請朋友處理，那就可以麻煩他後，再後續關心目前查找的狀況，是否需要再做其他的協助，以利能如期出發。

若此任務必須由你親自完成，則進入最後一個步驟。

步驟六：參與－將工作或任務安排具體的時機

最後，就是判斷此任務是否需要在特定的時間完成。如果是，則應將其安排在「行事曆」中，確保在指定的時間內，有足夠的時間和資源來完成任務。如果任務無需於特定時間內完成，則應使用待辦事項清單、鬧鐘或各種提醒工具或其他方法記錄下來，確保你能在合適的時機被提醒並完成。這種方式讓你可以靈活安排工作，同時確保不會遺漏任何重要任務。

（👉️延伸閱讀：3種實用小工具，開啟你的GTD時間管理法）

透過上述詳細且清晰的步驟，我們可以看到無論是在職場或日常生活中，有效的時間管理和任務處理都依賴於一套組織化的方法。Getting Things Done（GTD）提供了一個框架，幫助我們捕捉、澄清、組織、反思和參與任務，使我們個人能發揮最大化效率和生產力。

然而，即使擁有最完善的系統和工具，最終任務的成敗還是取決於個人的執行力。因此，我們應該回到個人，培養強大的內在執行力——那份對於目標不懈追求的決心，以及在面對困難時仍能堅持下去的毅力，最終塑造出我們所滿意的成果。

（🔍️延伸閱讀：生活好累，能不能就好好躺平？ 躺平族是追求自由還是逃避現實?）

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