在上篇我們提到關於GTD的認識，相信有許多人已經迫不及待渴望能透過這套有效的方法，來分配自己的一堆待辦事項與優先順序，但卻不知道從何下手。本篇文章將介紹三種實用小工具，讓這些工具將幫助你從基礎開始，逐步掌握GTD的精髓，引導你能夠更有效穩定的管理時間，找回工作與生活的平衡。

3種實用工具幫助你從基礎上手GTD

在3C爆炸的日常，我們很幸運的擁有很多方便快速的輔助工具，能讓我們在學習新的事物時，總能減少摸索的時間，以下介紹3款「初學者」上手GTD最好用的輔助工具，讓你能在最短的時間，調整待辦清單，讓事情都順利歸位！

一、Todoist

Todoist是由Amir Salihefendic在2007年創立的任務管理軟體，其介面設計直覺且簡潔，易於上手。 這個工具能夠有效地幫助使用者管理專案的執行過程中的各個階段任務，並支援專案團隊成員之間的協作和待辦事項的即時同步。

此外，Todoist還提供了Google Chrome和Firefox的瀏覽器擴展，讓用戶在瀏覽網頁時，透過簡單的彈出式選單直接管理任務，無需頻繁切換應用程式介面。這大大提高了在閱讀文章或進行研究時記錄和管理任務清單的便利性。使用者還可以為任務設定優先級，以便根據重要性順序來安排任務的完成順序。

Todoist是一款強大的任務管理應用程序，它的設計理念與GTD方法高度契合。Todoist能讓用戶創建項目和任務列表，並且可以為每個任務設定優先等級和截止日期。它的簡潔界面和靈活的分類功能使得用戶能夠輕鬆地將「收集箱」、「下一步行動」、「等待中」和「將來/也許用得上」這些GTD核心元素整合進日常使用。

優點：

1. 介面簡潔明暸，易於上手。
2. 強大的任務管理功能，如設定截止日期、優先順序等。
3. 可作進度追蹤，提高個人、工作上的生產效率。
4. 支援mac、Windows、IOS及Android，到處帶著使用。

怎麼開始做？

要使用Todoist開始你的GTD嗎？，跟著下列五個簡單的步驟：

• 先把你想到的所有要做的事情都丟進Todoist的收件匣裡。 不管是「4月25號寄發票」還是「從10月30號開始到12月30號，每五天澆一次水」，隨便你怎麼說，直接說或者打字進去。
• 看看你列出的那些事情，哪些是真的可以做的，不行的就刪了。 如果有些事情做起來就兩分鐘，那就現在立刻去做（建議給這種事情加個@兩分鐘的標籤）。
• 把事情整理好，把它們從收件匣移到具體的項目裡去。如果有大任務很複雜，就分成小塊，這樣比較容易完成。 給任務加上截止時間、標籤、優先級，讓一切都井然有序。
• 常常回頭看看你做了哪些事情，哪些還沒做，哪些已經完成了。確保你給自己設的截止時間和優先順序都是合理的。打開你的Todoist Karma（就是一個追蹤你效率的功能），看看你每天、每週、每個月的效率如何，需要的話調整一下工作量。 確保給自己足夠的時間完成任務，還有休息。

最後，採取行動！根據任務的截止時間、你現在的精力或任務的緊急程度來決定先做哪個，提高你的效率。

總結來說，Todoist以簡潔而不失功能性的設計，深受許多希望專注於任務和清單記錄的使用者。它的使用介面簡單易用，非常適合用於日常生活和工作管理。而Todoist的一個重要優勢是，它不僅提供了應用程式和桌面版本，還支援瀏覽器插件功能，這意味著在會議進行或閱讀文章時，一旦有了新想法，就可以立即記錄下來。

值得一提的是，Todoist還有Apple Watch的版本，增加了使用的彈性。 對於剛開始了解GTD方法論的人來說，Todoist是一個很好的開始，因為它簡單易用，功能齊全。 對此有興趣的朋友，不妨自行下載體驗一番。

二、Evernote

Evernote，是由Stepan Pachikov開發的一款筆記軟體，自2008年6月24日推出以來，已成為一款極簡的數位筆記應用。此軟體允許用戶透過文字、拍照和錄音等多種形式來儲存所需資訊。其雲端同步功能是其最大的特色，支援跨平台使用，使用戶能夠在任何地點、透過任何裝置存取自己的筆記。

即便在無網路環境下，使用者也可以在手機或電腦查閱和編輯筆記，並在連接網路時，無論是電腦上的資料還是透過手機拍攝或錄製的文件，都將自動同步到Evernote的雲端伺服器，使用戶不會遺漏任何重要資訊，同時簡化了資料的組織和搜尋過程。 此外，它還有助於減少因重複手寫或便利貼筆記所帶來的不便。

Evernote的多功能性使其成為一個理想的GTD工具，特別是在處理那些非立即行動的資訊時。用戶可以建立一個專門的筆記本作為自己的「收集箱」，將所有的思緒和任務儲存在這裡。此外，還可以建立不同的筆記本來對應GTD中的其他類別，如「參考資料」或「將來/也許用得上」，讓用戶可以隨時查找。

優點：

1. 架構很簡單明瞭，有想法都可以隨時新增更新。
2. 做筆記時也很無腦，可快速紀錄不怕破壞版面。
3. 搜尋超方便，輸入關鍵字，就能跑出所有相關的記事，不會找半天找不到筆記。

怎麼開始做？

要使用Evernote開始你的GTD嗎？跟著下列五個簡單的步驟：

• 建立收集箱筆記本：在Evernote中建立一個名為「收集箱」的筆記本，作為你抓取所有任務和想法的地方。 無論是需要處理的郵件、會議記錄，或是突然冒出的創意，都可以直接記錄到這裡。
• 任務篩選與決策：定期（如每天的固定時間）檢視「收集箱」中的內容，並決定每個任務的去留。 對於那些可以在兩分鐘內完成的小任務，立即處理；對於不再相關或不可行的想法，則予以刪除。
• 任務歸檔與拆分：將透過篩選的任務移至對應的筆記本中，例如「工作」、「個人」、「學習」等，以便於分類管理。 對於大型任務或項目，建立一個單獨的筆記本，並將其拆解為更小的、可操作的步驟，每個步驟作為一個單獨的筆記，確保每個小任務都具體而明確。
• 設定提醒與複查：為那些有明確截止日期的任務設定提醒，確保按時完成。利用Evernote的標籤功能為任務設定優先級，如「緊急」、「重要」等。此外，每週進行一次複查，檢查過去一周的進展，規劃下一周的重點任務，調整不合理的截止日期和優先級，確保任務列表反映當前最重要的事項。
• 執行與追蹤：依照設定的優先順序和提醒，執行任務。完成任務後，將其標記為已完成或移至「已完成」筆記本中。定期查看Evernote中的「已完成」筆記本，評估自己的工作效率和任務完成情況，不斷優化自己的GTD實踐。

透過以上步驟，Evernote不僅作為一個強大的筆記工具，而且成為實施GTD方法的得力助手，幫助你更有效地管理日常任務，提升工作和生活的品質。

三、Trello

Trello 的產品概念源自於 2010 年 Fog Creek Software 公司內部的一場簡報中，當時的目的是希望能解決某些高層級的規畫問題，在公司全力發展這項產品的情況下，Trello 於 2011 年 9 月正式推出。

Trello 是一款以視覺化方式管理專案、安排各項工作或是個人任務的線上工具，使用介面簡單易懂、跨部門同步掌握專案進度並且支援雲端即時更新，同時有網頁版及 APP 跨裝置使用。而Trello採用了看板風格的界面，讓用戶可以通過建立不同的看板來管理各種項目和任務。每個看板由多個列表組成，代表不同階段的任務，如「待辦」、「進行中」和「完成」。這種視覺化的任務管理方式非常適合實施GTD方法中的任務組織和追蹤，特別，Trello被廣泛用於個人與團隊的「專案管理」中。

優點：

• 可邀請家人、好友或同事加入多人共同編輯記事看板群組中。
• 群組內有任何內容變更時，會同步公告給團隊中的其他人。
• 留言給團隊，方便互相回饋。
• 截止日期&提醒，方便能夠隨時確認進度。
• 支援串接外掛，方便實現更多功能，讓公司整體溝通更流暢。
• 可以將看板設定為公開、私有，能夠幫助保障公司機密。

怎麼開始做？

要使用Trello開始你的GTD嗎？跟著下列五個簡單的步驟：

步驟一：設定時間單位卡

首先，決定你的GTD看板是以月為單位還是以日為單位來組織任務。 這將根據你的工作量和個人偏好來決定：

• 月為單位：創造以各月份命名的卡片，例如「2023年3月」、「2023年4月」。 這適用於那些需要長期規劃和追蹤的任務和專案。
• 日為單位：如果你的任務需要更頻繁的更新和管理，可以創建以日期命名的卡片，例如“3月1日”，“3月2日”。

步驟二：卡片內使用子彈筆記

在每張卡片內部，以子彈筆記的形式列出任務。 子彈筆記是一種簡化的記錄方式，可以幫助你快速捕捉任務要點：

• 使用符號來區分不同類型的筆記，例如「*」表示任務，「!」表示重要，「?」表示需要進一步資訊或決策。
• 對於每個任務，簡潔地描述它需要完成的具體行動，如果可能的話，加上預計完成的時間或截止日期。

步驟三：製作「最重要事項」卡片

創建一張名為「最重要事項」的卡片，用來專門追蹤那些必須優先完成的任務：

• 在這張卡片中，列出當前月份或週的3到5個最重要的任務。 這應該是你在該時間內必須集中精力完成的事項。
• 為這些任務設定明確的目標和截止日期，並在完成後進行檢查或移至「已完成」清單。

具體應用範例：

假設你選擇以月為單位組織你的GTD看板，你可以建立一張名為「2023年3月」的卡片，在卡片內使用子彈筆記列出所有任務，如：

• 完成市場分析報告 - 3月15日
• 準備產品發布會議演講稿 - 3月20日
• 與供應商確認訂單細節

接著，你的「最重要事項」卡片可能包含：

• 完成市場分析報告
• 準備產品發布會議演講稿
• 簽訂新供應商合約

步驟四：設定專案管理的卡片

在你的看板中，專門為每個較大的專案或目標設立一個卡片，這樣可以幫助你更好地管理和追蹤專案的進度。

• 建立專案卡片：為每個專案建立一張卡片，並在卡片名稱中清楚標示專案名稱，例如「網站重新設計專案」。
• 詳細規劃：在專案卡內部，使用清單或子彈筆記列出專案需要完成的所有子任務。 為每個子任務設定截止日期，並指派負責人（如果適用）。
• 追蹤進度：利用Trello的標籤和進度條外掛程式來標記任務的狀態（例如，待開始、進行中、已完成）和優先級，這樣可以一目了然地看到專案的整體進度。

步驟五：其他創意想法分類

• 創建創意庫：可以創建一個名為「創意庫」的卡片或列表，用於存放所有的創意想法和靈感。 每當你有新的想法時，就可以快速加入這裡。
• 分類標籤：使用不同顏色的標籤來對想法進行分類，例如「產品創新」、「市場策略」、「個人發展」等，這樣當需要時，可以輕鬆地根據類別篩選和尋找想法。
• 定期檢視：設定一個固定的時間週期，例如每月或每季度，檢視「創意庫」中的內容，決定哪些想法值得進一步探索或實施。

Trello確實能夠幫助提升效率，有許多方便的功能，是一個很值得考慮學習的工具。尤其是在工作方面，有許多擴充套件可以使用，不管是專案還是人員的管理，都能夠幫助你減輕許多麻煩。

透過穩定地規劃和更新任務，將這些方法融入日常生活，逐漸形成個人習慣，你會發現自己在時間管理上有顯著進步。 記住，關鍵不在於你使用了哪些工具，而是你如何使用它們來提升效率和生產力。 讓這些工具成為你實現目標、追求夢想路上的得力助手，開啟更有秩序、更有效率的生活與工作方式吧！

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