GTD 時間管理工具推薦：3 種實用數位工具提升效率

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在現代生活節奏愈來愈快的時代，如何有效管理待辦事項與時間，成為許多人心中的困擾。GTD 時間管理法（Getting Things Done），中文常被翻譯為「儘管去做」或「搞定」，是一套由時間管理大師大衛．艾倫（David Allen）所開發的效率系統，至今已幫助全球數百萬人釐清思緒、掌握優先順序，有效提升行動力與專注力。

大衛．艾倫在其著作中提到：「你的心智用來創造想法，而不是保存它們。」這正是 GTD 的核心精神。他認為，當任務或念頭長期堆積在腦海中，會佔據過多的思考空間，導致注意力分散與焦慮。因此，我們應該把所有的待辦事項、靈感、計劃與責任，完整記錄到一套可控的外部系統中。再將這些資訊整理成具體、明確的行動步驟，讓我們能專注當下，穩定前進，而不是反覆焦慮「是不是忘了什麼？」

(💡延伸閱讀：GTD 是什麼？幫助你重新掌握生活節奏）

在本篇文章中，我們將介紹三種實用小工具，這些工具將協助你從基礎開始落實 GTD，逐步建立屬於自己的時間管理系統，幫助你穩定地找回生活與工作的平衡。

3 種 GTD 時間管理工具，讓做事更有效率

在資訊爆炸、節奏緊湊的日常中，若能善用一些高效率的時間管理工具，不僅能幫助我們快速上手，還能大幅降低摸索成本。對於剛開始實踐 GTD 時間管理法的你來說，挑對工具是一大關鍵！以下精選 3 款最適合初學者的 GTD 輔助工具，從整理待辦清單開始，幫助你在最短時間內建立穩定的行動系統，讓事情有條不紊地逐一歸位：

GTD 時間管理工具一：Todoist

Todoist 是一款受到全球廣泛愛用的 GTD 時間管理工具，由 Amir Salihefendic 於 2007 年創立的任務管理軟體，主打直覺、簡潔的介面設計，非常適合初學者快速上手。它不僅能協助用戶規劃待辦清單，還可追蹤任務執行進度、支援團隊協作與任務同步，幫助你更有系統地推動每一項計劃，讓時間管理更有效率。

特別的是，Todoist 提供 Google Chrome 和 Firefox 的瀏覽器擴充功能，讓你在閱讀網頁時，只需點擊一下，就能快速新增任務，不需跳離原本畫面。這對於平常需要在工作中快速紀錄靈感或代辦事項的使用者來說，實用度非常高。你還能替任務設定優先順序，依據重要性安排執行順序，進一步提升效率。

Todoist 的結構與 GTD 方法高度契合。你可以將任務分類到如「收集箱」「下一步行動」「等待中」「將來／也許」等清單中，打造出一套屬於自己的行動系統。再透過標籤、截止日期、優先等級等設定，讓任務清單井然有序、清晰明確。

想知道 Todoist 有哪些優點讓它深受 GTD 使用者喜愛嗎？以下幾點是最多人推薦的原因：

1. 介面簡潔明暸，易於上手
2. 強大的任務追蹤功能，可設定截止日期與優先級
3. 可作進度追蹤，提高個人、工作上的生產效率
4. 支援 macOS、Windows、iOS、Android 跨平台使用

如果你也想開始用 Todoist 實踐 GTD，不妨從這五個簡單步驟開始：

• 把腦中所有想做的事丟進「收件匣」

無論是發票提醒或澆花計畫，想到就記下來，先不分類。

• 刪除不可執行項目，2 分鐘內能完成的事直接做掉

建議幫這類任務加上@兩分鐘標籤，快速處理不拖延。

• 整理任務分類、設好截止日與標籤

把事情從收件匣分類進具體項目中，大任務拆小步驟更容易完成。

• 定期回顧，調整任務安排

打開你的 Todoist Karma 功能追蹤每日、每週效率，優化工作節奏。

• 開始行動！

根據任務優先順序與你當下的精力，挑一件最適合的開始做。

總結來說，Todoist 是一款兼具功能與彈性的 GTD 時間管理工具。它不僅能同步你的日常任務與工作項目，還支援瀏覽器與 Apple Watch 等多種介面，讓靈感一來就能立刻紀錄。對於剛開始實踐 GTD 的你來說，Todoist 是一個非常友善且強大的起點，推薦你實際下載體驗，找到屬於自己的工作節奏。

GTD 時間管理工具二：Evernote

如果你偏好以圖文整合的方式管理資訊，那麼 Evernote 絕對是 GTD 時間管理工具中不可或缺的一款。由 Stepan Pachikov 開發，自 2008 年推出至今，Evernote 早已成為廣受歡迎的數位筆記平台。它支援文字、照片、錄音等多種記錄形式，讓你能快速、完整地保存所有靈感與任務。

Evernote 最令人喜歡的是它強大的雲端同步能力。無論身在何處，只要打開手機或電腦，就能隨時查看、編輯筆記；即使離線使用，也能在連線後自動同步資料。這大大減少了忘記事項或重複紀錄的困擾，也讓整理筆記與搜尋資訊變得更簡單。

對於實踐 GTD 方法的人來說，Evernote 是個絕佳的資訊整理工具。你可以建立一個「收集箱」筆記本，專門存放突如其來的想法、任務或會議記錄，再依照 GTD 系統分類為「參考資料」、「將來／也許」等不同區塊，隨時查找、快速整理。

如果你正在尋找一款適合 GTD 時間管理的資訊整理工具，Evernote 絕對值得嘗試。那麼，它到底有哪些優點，讓這麼多人把它當作效率生活的好幫手呢？以下就是使用者最常提到的推薦理由：

1. 筆記架構簡單清楚，操作直觀

2. 可快速輸入、插入圖片或錄音，適合即時記錄

3. 關鍵字搜尋功能強大，找筆記超方便

4. 跨平台支援（電腦、手機、平板），隨時可同步更新

要使用 Evernote 開始實踐 GTD 嗎？跟著下列五個簡單的步驟：

• 建立「收集箱」筆記本
  將所有靈感、任務、郵件或想法通通放進來，不分類也沒關係，先收集再說。
• 篩選任務與決策方向
  每天撥出時間查看「收集箱」內容，能立即完成的就立刻處理，不合適的就刪除。
• 分類歸檔，任務拆解更明確
  將篩選後的項目移至「工作」、「個人」、「學習」等筆記本，大任務可分解成小步驟，各自成為一篇清楚的筆記。
• 設定提醒與優先級
  對有截止時間的任務加上提醒，並利用標籤功能分出「緊急」、「重要」等層級。每週進行一次複查，調整進度與重點。
• 開始執行，追蹤成果
  根據標籤與提醒安排工作，完成的任務可移至「已完成」筆記本中，定期檢視成效、優化流程。

總結來說，Evernote 不只是筆記工具，更是一款能幫助你建立 GTD 時間管理系統的強大輔助器。只要持續使用並善用分類與標籤功能，你將會發現工作與生活的節奏越來越清晰，做事也變得更有掌控感。

GTD 時間管理工具三：Trello

Trello 的產品概念源自於 2010 年 Fog Creek Software 公司內部的一場簡報中，當時的目的是希望能解決某些高層級的規畫問題，在公司全力發展這項產品的情況下，Trello 於 2011 年 9 月正式推出。

Trello 是一款以視覺化方式管理專案、安排各項工作或是個人任務的線上工具，使用介面簡單易懂、跨部門同步掌握專案進度並且支援雲端即時更新，同時有網頁版及 APP 跨裝置使用。Trello 最大特色在於它的「看板式介面」——每個任務、專案都可以像便利貼一樣貼在看板上，透過「待辦」「進行中」「已完成」等分類，一目了然追蹤進度。這種視覺化的任務管理方式非常適合實施GTD方法中的任務組織和追蹤，特別，Trello被廣泛用於個人與團隊的「專案管理」中。

想知道 Trello 為什麼這麼受到 GTD 實踐者青睞嗎？以下幾點是最常被提到的推薦理由：

1. 可邀請家人、好友或同事加入多人共同編輯記事看板群組中。
2. 群組內有任何內容變更時，會同步公告給團隊中的其他人。
3. 留言給團隊，方便互相回饋。
4. 截止日期&提醒，方便能夠隨時確認進度。
5. 支援串接外掛，方便實現更多功能，讓公司整體溝通更流暢。
6. 可以將看板設定為公開、私有，能夠幫助保障公司機密。

怎麼開始使用 Trello 實踐 GTD？以下是五個實用步驟：

• 步驟一：建立「時間單位」卡片
  你可以依照「日」或「月」來建立卡片，方便安排不同時間範圍的任務。例如建立「2025 年 7 月」或「6 月 20 日」的卡片，各自紀錄當日或當月的行動項目。
• 步驟二：卡片內使用子彈筆記
  在卡片中用「*」代表任務、「!」代表重要事項、「?」代表需要進一步釐清的項目。條列越簡潔，越能快速上手和行動。
• 步驟三：設立「最重要事項」專區
  創建一張卡片，專門列出當週／當月最需要優先完成的 3~5 件事，幫助你聚焦核心任務。
• 步驟四：建立專案卡片追蹤進度
  將每個專案建立成單獨卡片，再利用子項目清單拆解任務、設定負責人與截止日。也可加入標籤、進度條外掛來視覺化追蹤進展。
• 步驟五：創建創意資料庫
  為靈感設立「創意庫」卡片，並用不同標籤分類如「個人發展」「市場點子」等，定期檢視、評估是否要落實執行。

Trello 結合彈性設計與視覺化操作，不僅讓你更有系統地處理任務，更適合長期建立 GTD 工作流。尤其是在工作方面，有許多擴充套件可以使用，不管是專案還是人員的管理，都能夠幫助你減輕許多麻煩。

把 GTD 時間管理變成你的生活習慣

透過穩定地規劃與持續優化任務管理方式，這些 GTD 時間管理工具不僅能幫你理清思緒、釐清優先順序，更能協助你一步步建立高效工作節奏。記得，真正帶來改變的不是你用了哪個工具，而是你是否有意識地「持續使用」它來提升執行力與專注力。

如果你常常卡在「知道該做什麼，卻遲遲動不了」，也許可以試著從內在動力開始調整。在《終結拖延｜從失速生活找回你的執行力》這堂課中，諮商心理師才煒民將以焦點解決的角度，引導你了解自己的心理與大腦狀態，幫助我們一步步覺察內心的目標與期待，透過專業心理工作的技巧，重拾內在動機，真正終結拖延行為！

無論你是剛開始接觸 GTD、還是在打造系統化生活的路上，這些工具都是值得你嘗試的好幫手。從今天起，把時間還給自己，打造一個更有秩序、更有效率的生活吧！

GTD 時間管理 Q&A

Q1：什麼是 GTD？它和一般的待辦清單有什麼不同？

A：GTD（Getting Things Done）是一套由 David Allen 發展的時間管理方法，重點在於「收集 → 處理 → 整理 → 回顧 → 執行」，幫助你把腦中的事情移出來，用時間管理工具有邏輯地管理，讓思緒更清晰，行動更有力。不同於一般的 To-Do List，GTD 更強調「下一步行動」與「系統性整合」。

Q2：我總是拖延，怎麼開始建立時間管理習慣？

 A：建議先從簡單的工具開始，例如用「收件匣」先把想到的事都記下來，不要一開始就要求自己安排完美計劃。使用如 Todoist、Evernote 或 Trello 等工具輔助，可以逐步幫你養成記錄、分類與行動的節奏，建立起屬於自己的 GTD 系統。

Q3：怎麼知道哪一款時間管理工具最適合我？

A：選擇工具前，可以先評估自己的使用習慣：

• 偏好簡單快速記錄：Evernote 是很好的筆記搭檔
• 任務追蹤與進度管理：Todoist 操作直覺
• 喜歡視覺化、看板式整理：Trello 更具彈性

初學者可以先免費試用幾個平台，找到最符合自己生活／工作節奏的才是最重要的。

Q4：每天工作時間很緊湊，該怎麼排優先順序？

A：建議使用「四象限法則」或 GTD 中的「優先級」分類功能，把任務依照緊急與重要程度做分類。善用工具設定截止日期與提醒，能幫助你清楚知道每天該先做什麼、可以延後什麼。